採購最容易出問題的地方，通常不是「忘了下單」，而是需求、供應商、在途與實際到貨沒有接在一起。訂單量與 SKU 增加後，只靠 Excel 或聊天紀錄，很容易不知道某批貨到底有沒有下、下了多少、什麼時候到。

第一步：先把「要補什麼」整理成明確需求

採購前先確認目前可用庫存、客戶已下單需求、近期銷售速度與採購在途。已經下單給供應商的數量，如果沒有算進去，很容易重複採購。

BunnyWork 的 AI 補貨建議會結合過去銷售訂單、銷售速度、目前庫存與在途採購量，提供建議補貨數量。

第二步：採購單要保留供應商實際看得懂的資料

內部商品名稱和供應商使用的貨號、規格不一定相同。採購單若只有內部 SKU，採購人員仍要回頭找圖片或翻聊天紀錄確認。

BunnyWork 的庫存管理可保存廠商圖片、規格與廠商貨號，並帶入採購資料，讓內部商品與供應商資訊能對得起來。

第三步：下單後要進入「採購在途」

採購單送出，不代表庫存已經增加；但這批貨也不能從補貨判斷中消失。

把在途數量留下來，下一次補貨時才知道哪些需求已經被覆蓋。

第四步：到貨時核對「訂了多少、實收多少」

供應商可能分批到貨、短交或規格有差異。入庫時應回到原採購資料核對實際收到的品項與數量，而不是直接把預計採購量全部加進庫存。

採購管理的核心，是讓每一批貨都有狀態

從「需要補貨」到「已下採購單」、「採購庫存運送中」、「已到貨」，每個階段回答的問題不同。當採購與庫存、訂單放在同一條資料鏈上，營運才不需要一直問：「這批到底有沒有叫貨？」